-
- 20 mrt
Actieagenda Beter Aanbesteden, betere kansen voor jouw offertes?
De overheid streeft met Actieagenda Beter Aanbesteden naar een betere toegang voor het MKB bij het aanbesteden.
Zoek in de voorfase van de aanbesteding contact met de overheidsklant. Goed zicht op de behoefte en de match met uw aanbod, zowel als inzicht in het besluitvormingsproces blijven randvoorwaarden om mee te doen aan aanbestedingen en te komen tot een winnende offerte.
De Nederlandse overheid besteedt jaarlijks voor maar liefst €73 miljard aan. Hiervan nemen de Nederlandse gemeentes zo’n € 25 miljard voor hun rekening, de helft van hun uitgavenbudget.
Maar in de praktijk blijkt dat aanbesteden vaak helemaal niet goed verloopt.
Actieagenda beter aanbesteden bevat 23 actiepunten
In februari 2018 is de ‘Actieagenda Beter Aanbesteden’ uitgebracht en aangeboden aan het Ministerie van Economische Zaken. Staatsecretaris Mona Keijzer nam deze notitie in ontvangst. Deze is vooral gericht op kleinere aanbestedende diensten van de overheid. Ze bevat 23 actiepunten om het proces te verbeteren en bestaande frustraties weg te nemen.
Ontstaan er nu meer kansen voor offertes van MKB?
Gaat de Actieagenda ervoor zorgen dat uw bedrijf nu wel op een serieuze en correcte manier wordt behandeld in een aanbestedingsprocedure? Ontstaan er nu eindelijk meer kansen voor het midden- en kleinbedrijf als het gaat om overheidsbestedingen?
De Actieagenda bevat een reservoir aan goede bedoelingen. Denk aan:
- betere communicatie,
- de Inkoper eerder en prominenter betrekken in het aanbestedingsproces,
- meer open en transparant communiceren over uniforme voorwaarden en over de gevolgde inkoopprocedure.
Een van de aanbevelingen is bijvoorbeeld: ‘Ga de dialoog aan met de markt, ook voorafgaand aan een aanbesteding’. Het bijbehorende actiepunt 4 is: ‘Zorg voor een structuur en een coördinatiepunt voor het structureel organiseren van marktdagen in het gehele land’.
Dit klinkt goed. Want als eenmaal de ‘Request for Proposal’ fase gestart is, dan is de onderlinge informatie uitwisseling beperkt door het formeel proces.
Contact in voortraject aanbesteden essentieel
Juist in het voortraject kan je samen een goed begrip krijgen wat nu precies de behoefte is. Vaak blijken meerdere beslissers en beïnvloeders betrokken bij de behoeftebepaling. Leveranciers kunnen juist in die fase vanuit hun vakkennis meedenken in de oplossing. Ook kan gewerkt worden aan onderling vertrouwen.
Maar terecht wordt aandacht gevraagd voor de taaie cultuuromslag die moet worden gemaakt. Met name inkopers zullen moeten leren dat niet alle aankopen plat te slaan zijn tot een simpel programma van eisen. Ook in het bedrijfsleven leveren ‘tender’ processen regelmatig problemen op, door de primaire focus op de Inkoopprijs. Leveranciers zullen altijd uit de kosten willen komen en dan dus inboeten op kwaliteit. Wat op papier wordt gezet is geduldig, maar wie controleert of de beloofde ‘best value’ ook werkelijk geleverd wordt?
Het verbeteren van de toegang voor het MKB was reeds in 2012 één van de doelstellingen van de Aanbestedingswet. Ook toen had het expertisecentrum PIANOo van het Ministerie van Economische Zaken de ambitie om ‘MKB vriendelijk’ in te kopen. In de praktijk is hierin anno 2018 nog te weinig vooruitgang geboekt.
Geduld is dan ook zeker op zijn plaats, zeker ook omdat deze ‘Actieagenda Beter Aanbesteden’ geen enkele meetbare doelstelling bevat.
Het advies aan MKB bedrijven is dan ook: Doe alleen mee aan aanbestedingen als je in het voortraject goed contact hebt gehad met de overheidsklant. Valt de aanbesteding als een verrassing bij u op de deurmat, durf dan geen offerte uit te brengen en besteedt uw tijd aan betere kansen.
Goed zicht op de behoefte en de match met uw aanbod, zowel als inzicht in het besluitvormingsproces zijn absolute randvoorwaarden om mee te doen en te komen tot een winnende offerte.
Wil jij meer weten over het proces van offertes maken en alle stappen die je moet doorlopen?
DOWNLOAD STAPPENPLAN OFFERTEPROCES >>
